रक्षा असैनिक कर्मचारी आपूर्तिकर्ता निदेशालयमेरा खाता

भंडार ठेका अनुभाग

प्रभारी अधिकारीः          श्री वीरेंदर शर्मा, वरिष्ठ लेखा अधिकारी
इंटरकोम सं0               118    ईमेल आइ डीः  storecontract.pcdand@nic.in

कर्तव्यः

अनुभाग के कर्तव्य हैं-

 

  1. संविदा करार की संवीक्षा,
  2. बिल का लेखा परीक्षण एवं भुगतान,
  3. साख के सत्यापन हेतु संबंधित स्थानीय लेखा परीक्षा कार्यालय को दिये गये वाउचरों का अनुसूचीयन.


कार्यः
 

  1. ठेकेदारों के बिलों का लेखा परीक्षण एवं भुगतान,
  2. भुगतान नहीं का प्रमाण – पत्र जारी करना,
  3. दैनिक भुगतान शीट को तैयार करना,
  4. वाउचरों का अनुसूचीयन,
  5. नमूना हस्ताक्षरों की संवीक्षा एवं स्कैनिंग,
  6. विभिन्न ठेकेदारों को प्रदत्त अग्रिम का समायोजन,
  7. पी एस यू/निजी पार्टियों के संबंध में मांग रजिस्टरों का रख – रखाव,
  8. प्रतिभूति धरोहर रजिस्टर (सिक्योरिटी डिपोजिट रजिस्टर) का रख – रखाव.

 

बार – बार पूछे जाने वाले प्रश्न (एफ ए क्यू) -

प्र.    वे कौन से दस्तावेज हैं जो बिल के भुगतान के समय साथ में प्रस्तुत किये जाते हैं?

उत्तर 
  भुगतान हेतु भुगतान प्राधिकारी को बिल के साथ प्रस्तुत किये जाने वाले दस्तावेज हैं -
 

  1. ठेकेदार के बिल की स्याही हस्ताक्षरित प्रति (संशोधित आइ ए एफ ए 68) (तीन प्रतियों में)
  2. व्यवसायिक बीजक की एक स्याही हस्ताक्षरित प्रति ।
  3. वित्तीय शक्तियों के प्रत्यायोजन के तहत जहां अपेक्षित हो ,वहां यू ओ संख्या तथा आइ एफ ए की सहमति की तारीख के साथ आपूर्ति आदेश की एक प्रति । 
  4. सी आर वी दो प्रतियो में ।
  5. मूल निरीक्षण टिप्पणी (प्रति सं0 1, 2 तथा 5)।
  6. कानूनी तथा अन्य लैवि जैसे उत्पाद शुल्क चालान, सीमा शुल्क अनापत्ति प्रमाण – पत्र, चुंगी रसीद इत्यादि हेतु दावे के समर्थन में संगत दस्तावेज/भुगतान का प्रमाण – पत्र देना।
  7. यदि लागू हो तो उत्पाद शुल्क/सीमा शुल्क हेतु माफी(छूट)प्रमाण पत्र । 
  8. अग्रिम हेतु बैंक गारंटी ,यदि कोई है.।
  9. जहां लागू हो वहां, गारंटी/वारंटी प्रमाण पत्र, कार्य निष्पादन बैंक गारंटी/क्षतिपूर्ति बंध पत्र देना।
  10. डी पी विस्तार पत्र के साथ सी.एफ.ए. की विधिवत यू ओ सं0 तथा आइ एफ ए की सहमति की तारीख के साथ स्वीकृति ,जहां कही भी अपेक्षित हो इंगित करें क्या विस्तार एल डी के साथ है अथवा बगैर एल डी के ।

 
प्र.    प्रेषिती को भण्डारों की सपुर्दगी करने के पश्चात 95% दावे करने हेतु कौन से दस्तावेज अपेक्षित हैं?      

उत्तर.  मद की अस्थायी रसीद के विरुद्ध सामान्यतः 95 प्रतिशत संविदा की राशि प्रेषिती के परिसर से आपूर्ति आदेश के अनुसार अन्य दस्तावेजों के साथ मूल प्रति सं0 1 के साथ जारी की जाती है।     

प्र.   10% अथवा 5%के अंतिम दावे के मामले में कौन से दस्तावेज अपेक्षित होते हैं?      

उत्तर.    

अ,  मूल निरीक्षण टिप्पणी प्रति सं0 2 तथा 5. 

ब, प्रेषिती द्वारा निरीक्षण टिप्पणी के पृष्ठ भाग पर स्पष्ट रूप से इंगित प्राप्ति की तारीख के साथ भण्डार की प्राप्ति.     .

स, प्रेषिती द्वारा जारी सी आर वी (यदि निरीक्षण टिप्पणी को प्रस्तुत करने के लिये  आपूर्ति आदेश में कोई प्रावधान नहीं है)

(नोटः 90% अथवा 95% के प्रस्तुत मामलों से पहले 10% अथवा 5% हेतु अंतिम दावे को प्रस्तुत नहीं किया जाना चाहिए।)

प्र.    मूल  सी.आर.वी./निरीक्षण टिप्पणी खो जाने के मामले में  भुगतान दावे हेतु क्या प्रक्रिया है?      

उत्तर.    मूल सी आर वी /निरीक्षण टिप्पणी खो जाने के मामले में , फर्म  विशिष्ट निरीक्षण टिप्पणी के विरुद्ध आपूर्ति आदेश का पूर्ण ब्यौरा भेजे हुए माल तथा खोने वाली परिस्थतियों के साथ इस कार्यालय को गैर भुगतान प्रमाण पत्र(एन पी सी) जारी करने हेतु आवेदन कर सकता है। यह कार्यालय नामजद्द निरीक्षण प्राधिकारी/प्रेषिती को आपूर्तिकर्ता की एक प्रति के साथ गैर भुगतान प्रमाण पत्र जारी करेगा। एन पी सी (गैरभुगतान प्रमाण पत्र) के आधार पर प्रेषिती/निरीक्षण प्राधिकारी स्याही हस्ताक्षरित दस्तावेज दो प्रतियों में जारी करता है। 

तब आपूर्तिकर्ता इस कार्यालय को सी आर वी की दूसरी प्रति/नोटरीकृत क्षतिपूर्ति बंध पत्र के साथ निरीक्षण टिप्पणी जिसमें विक्रेता विशिष्ट रुप से यह उल्लिखित करेगा कि मूल प्रति खो चुकी है तथा मूल प्रति बाद में मिलने पर उस पर दावा नहीं किया जाएगा, के साथ बिल प्रस्तुत कर सकता है। 

प्र.     ठेकेदार के बिल की वैधता क्या है?      

उत्तर.  ठेकेदार के बिल की वैधता तीन वर्ष है।

प्र.    सपुर्दगी अवधि के किन मामलों में विस्तार एवं नियमितिकरण की आवश्यकता होती है?     

उत्तर.  नियत समय सपुर्दगी अवधि के अन्दर भण्डारों को आपूर्ति न किये जाने पर सपुर्दगी अवधि में विस्तार एवं नियमितिकरण की जरुरत पड़ती है। यदि ठेकेदार सपुर्दगी अवधि  के अन्दर भण्डार/सेवा अथवा उसकी कोई अन्य किश्त को सपुर्द करने में असफल होता है अथवा अन्य किसी समय पर अवधि की समाप्ति से पहले संविदा खंडन का कार्य करता है तो, सी एफ ए,  ठेकेदार से किसी भी भण्डार की कीमत  जिसकी सपुर्दगी निर्धारित समय में ठेकेदार द्वारा नहीं की जा सकी हो, का 0.5 प्रतिशत के बराबर की राशि का मूल्य वसूल कर सकता है । कुल नुकसान, अवितरित माल के 10 प्रतिशत से अधिक का नहीं होना चाहिए। नियत संविदा में  एल डी राशि को बढ़ाया नहीं जा सकता है। 

प्र.    किन मामलों में एकीकृत वित्तीय सलाहकार की सहमति अपेक्षित होती है?

उत्तर. संविदा के सभी संशोधन जिसमें वित्त निहित हो जैसे जल्दी बंद करना तथा सपुर्दगी अवधि विस्तारण (एल डी के साथ तथा इसके बगैर) एकीकृत वित्तीय सलाहकार के परामर्श से सी एफ ए द्वारा अनुमोदित होने  चाहिए जहां मूल संविदा का एकीकृत वित्तीय की सहमति से समापन कर दिया गया हो।   

प्र.  यदि विस्तारित सपुर्दगी अवधि में भण्डार की आपूर्ति की गयी हो, तो बिल के साथ कौन – कौन से दस्तावेज प्रस्तुत किये जाने अपेक्षित होते हैं?  
   

उत्तर.  संविदा समापन प्राधिकारी (सी सी ए) से डी पी विस्तारण तथा नियमितिकरण पत्र। 

प्र.    आपूर्ति आदेश के अनुसार प्रदत्त उत्पाद शुल्क के दावे हेतु कौन से दस्तावेज अपेक्षित होते हैं?    

उत्तर.     क्रेता के लिये मूल (उत्पाद शुल्क चालान) बिल के साथ दिया जाना अपेक्षित है।

प्र.   भुगतान प्राधिकारी द्वारा निरीक्षण टिपंपणी/ सी आर वी  की प्रमाणिकता किस प्रकार सुनिश्चित की जाती है? 

उत्तर. निरीक्षण टिप्पणी/सी आर वी की प्रमाणिकता सुनिश्चित करने के लिये निरीक्षण अधिकारी/प्रेषिती के नमूना हस्ताक्षर की जांच की जाएगी।